Regnskap

PowerOffice har innebygd støtte for eksport av regnskapsdata i SAF-T Regnskap (SAF-T Financial) format. Formatet er revidert og testet i henhold til standarden og overholder kravene for å kunne rapportere til myndighetene ved forespørsel (krav per 01.01.2020).

Eksport av SAF-T Regnskap er i PowerOffice basert på SAF-T's tosifrede standardkontoserie. Denne serien benyttes som kontogruppe i PowerOffice. Kontoene i kontoplanen blir eksportert ut med knytningen kontoen har til kontogruppen i PowerOffice, altså eksempelvis kontoserie 4000-4099 i kontoplanen får SAF-T konto 40 "Forbruk av råvarer og innkjøpte halvfabrikata" i SAF-T eksportfil. For de som praktiserer avvikende kontoplan, må SAF-T standardkonto overstyres til riktig konto.

Merk: Skatteetaten krever at postnummer og poststed er fylt ut på alle kontakter som rapporteres via SAF-T. I PowerOffice er ikke dette påkrevde felter og det anbefales derfor at dette fylles ut på klientens kunder og leverandører for å rapportere riktig. Skulle dette likevel mangle ved eksport, vil feltene bli fylt ut med verdien «NA» (not available) som skatteetaten vil akseptere i deres i import. Påse også at kontaktperson er angitt i klientens firmainnstillinger da dette også leveres i SAF-T eksporten.

Audit Trail

For de som importerer journaler til PowerOffice fra forsystemer må være oppmerksom på følgende uttalelse fra Skatteetaten:

«De detaljerte kravene til kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner fremgår av bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr 2, 3 og 4. Herunder skal alle poster inngå i spesifikasjonene i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner er omfattet av kravet til SAF-T. Det er tillatt å bruke totaler i kontospesifikasjonen dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene, jf. bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd. Dette gjelder likevel ikke poster i kunde- og leverandørspesifikasjoner. Dersom bokførte opplysninger oppbevares i et forsystem, blir forsystemet en del av regnskapssystemet, og de bokførte opplysningene i forsystemet må holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Et eksempel kan være at kundespesifikasjonen føres i faktureringssystemet, mens kontoen for kundefordringer i kontospesifikasjonen kun viser aggregerte tall (pr. mnd, ajourholdssperiode e.l.). Dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning, kundekode, beløp mv. for hver enkelt transaksjon finnes i slike tilfeller kun i faktureringssystemet som utgjør en underspesifikasjon til kontospesifikasjonen. Underspesifikasjoner anses som en del av kontospesifikasjonen, og omfattes av kravet til SAF-T. Kunde- og leverandørspesifikasjoner som føres i et forsystem omfattes av kravet til SAF-T.»

Kort oppsummert: Er ikke detaljgraden i importjournalene som overføres fra forsystemet i henhold til bokføringsforskriften, blir forsystemet en del av regnskapssystemet og må selv kunne rapportere i SAF-T for å tilfredsstille kravet innenfor SAF-T rapportering.

I tilfeller der forsystemet blir en del av regnskapssystemet, må de importerte bilagene inneha kontrollspor for at Skatteetaten skal kunne spore bilagene mellom SAF-T eksport fra regnskap til SAF-T eksport fra forsystem, såkalt Audit Trail. PowerOffice har bygget støtte for dette i standardimporten og API'et.

Les mer om hvordan du gjør en eksport av SAF-T (og andre eksporter) i PowerOffice.