PowerOffice API

Aktivering av Timemodul i Go

Integrasjonen forutsetter at timemodulen er aktivert i Go, da ordinære timetransaksjoner vil bli overført til Go og speilet i timelister i Go. Fordelen med dette er at timene da automatisk kan kobles til rapporter i Go, prosjektregnskap, lønnsmodul og potensielt fakturamodulen i Go.

Kunder betaler ikke for forbruket av timemodulen, så lenge timene kommer inn via integrasjonen.

Godkjenning av timer

Merk at timelistene må godkjennes i Go, selv om timene allerede er godkjent i SmartDok. Ved godkjenning i Go kan man godkjenne uken opp til og med en dag i uken. Normalt godkjennes hele uken, men det kan være aktuelt å godkjenne bare deler av uken ved eksempelvis månedsskifte midt i uken, eller avgrensning av lønnskjøringer midt i en uke. Man kan markere og godkjenne timelister for flere ansatte samtidig, det er ikke nødvendig å kliekke på én og én ansatt.

Når timene er godkjent i Go, vil de være låst for redigering. Det er derfor viktig at timene i størst mulig grad er kontrollert og "endelig" i SmartDok, før de overføres via integrasjonen. Det vil være mulig å oppheve godkjenning i Go for redigering, men dersom timene har blitt overført til en lønnskjøring i Go eller periodisert som en prosjektkostnad, vil det ikke være mulig å korrigere timene i Go.

 

Ansatte

Ansatte må eksistere med samme ansattnummer i både SmartDok og i Go. 

Alle lønnsrelaterte innstillinger knyttet til arbeidsforholdet, settes opp på ansatte i Go.

Kostpris på timer som overføres fra SmartDok til timemodulen, settes opp per ansatt i Go i tabellen som er på ansattkortet. Kostpris defineres etter eget ønske i forhold til presisjonsnivå: Kan være direkte lønnskostnader eller direkte lønn med påslag for indirekte lønnskostnader. Merk at denne kostprisen ikke har en direkte sammenheng med arbeidsforholdet og lønnsinnstillinger i Go, men er til bruk i time- og prosjektrapportene i Go.

En sentral funksjonalitet med integrasjonen er at periodisering og bokføring av timer mot prosjekt og avdeling kan utnyttes i Go, noe som gir løpende oppdaterte lønnskostnader på prosjekt og avdeling i Go. Les mer om denne funksjonaliteten her.

 

Kontoinnstillinger for kostnadsføring av vareforbruk og maskintimer

Dersom vareforbruk og maskintimer skal overføres og kostnadsføres i Go, må det spesifiseres hvilke regnskapskontoer integrasjonen skal benytte ved bokføringen i Go. Kontoer settes opp i Go, og kobles i integrasjonsoppsettet i SmartDok (Integrasjoner->integrasjonsoppsett i SmartDok).

Kostnaden i SmartDok for eksempelvis maskintimer, vil bli bokført slik i Go:

• Debet konto for maskintimer, sum kostnad, prosjektkode og avdelingskode(hvis aktuelt)
• Kredit konto for maskintimer, sum kostnad

Resultateffekten er null for regnskapet totalt sett, men prosjekt- og avdelingsregnskapene har fått bokført riktig kostnad for bruk av maskinen. Vareforbruk vil posteres tilsvarende.

Vær obs på at leverandørfaktura som angår samme bruk av maskin eller varer ikke kostnadsføres mot prosjekt i Go, dersom det er integrasjonen og SmartDok som skal håndtere denne kostnadsføringen.

 

Lønnsarter i Go og lønnsarter for tillegg i SmartDok

Lønnsartene i Go settes opp for lønnsmodulen i Go, og blir brukt til lønnskjøringer i Go. Det leveres et standard oppsett i Go, men det kan opprettes egne lønnsarter ved behov.

Kobling av vanlige timer og lønnsmodulen i Go, håndteres av timeinnstillingene i Go (se nedenfor), men alle andre typer tillegg må defineres og settes opp i Go og i SmartDok - eksempelvis overtid eller ubekvemstillegg. Les mer om håndtering av overtid her.

 

 

Timearter i Go og lønnsarter for timer i SmartDok

Merk at det som kalles lønnsarter ved vanlig timeregistrering i SmartDok, ikke må forveksles med lønnsarter i Go. I Go knyttes timearter til timeføringer. Før integrasjonen tas i bruk må oppsettet av timearter i Go og lønnsarter i Smartdok defineres slik at det er samsvar med bruken.

Timearter i Go settes opp i Meny > Innstillinger > Timeinnstillinger > Timearter.

Lønnsarter i SmartDok settes opp i Meny > Firmainnstillinger > Lønnsarter

Timeartene i Go og lønnsartene i SmartDok må ha samme beskrivelse/navn, og samme tiltenkte bruk.

Kolonnen fleksitid i Go oppsettet er i utgangspunktet ikke nødvendig å forholde seg til.

Koblingen mellom timene og lønnsmodulen i Go, settes av innstillingene på timeart i Go. Et vanlig basisoppsett i begge system vil eksempelvis se slik ut:

 

Forklaring av eksempel-oppsettet:

• Ordinær fastlønn: Brukes når fastlønnede ansatte fører ordinære timer. Når disse timene overføres til Go, er de ikke koblet til en lønnsart i Go. Dette fordi fastlønnede har faste lønnslinje ved lønnskjøring i Go.
• Timelønn: Brukes av timelønnede ansatte ved ordinær timeføring. Når disse timene overføres til Go, er lønnsarten i Go koblet til standard lønnsart i Go for timelønn. Godkjente timer blir da medtatt på lønnskjøring med riktig lønnsart.
• Egenmelding, timelønn: Brukes av timelønnede ved fravær som følge av egenmelding. Timearten er koblet til lønn i Go, slik at den ansatte får vanlig timelønn for fraværet
• Egenmelding, fastlønn: Brukes av fastlønnede ved fravær som følge av egenmelding. Timearten er ikke koblet til lønn i Go, da fastlønnede ansatte har faste lønnslinjer i lønnskjøringer.
• Ferie: Brukes av både timelønnede og fastlønnede ved ferieavvikling. Timearten er normalt ikke koblet til lønn i Go, grunnet feriepengeutbetaling.
• Barns sykdom, timelønn: Brukes av timelønnede ved fravær som følge av barns sykdom. Timearten er koblet til lønn i Go, slik at den ansatte får vanlig timelønn for fraværet
• Barns sykdom, fastlønn: Brukes av fastlønnede ved fravær som følge av barns sykdom. Timearten er ikke koblet til lønn i Go, da fastlønnede ansatte har faste lønnslinjer i lønnskjøringer.
• Sykemelding, timelønn: Brukes av timelønnede ved fravær som følge sykemelding. Timearten er koblet til lønn i Go, slik at den ansatte får vanlig timelønn for fraværet (innenfor arbeidsgiverperioden).
• Sykemelding, fastlønn: Brukes av fastlønnede ved fravær som følge av sykemelding. Timearten er ikke koblet til lønn i Go, da fastlønnede ansatte har faste lønnslinjer i lønnskjøringer.

Dette er eksempler på typiske behov for fravær. Ut over dette kan det settes opp flere timearter etter behov, eksempelvis ulike permisjoner eller ulønnet fravær. Vær oppmerksom på at det som oftest må eksistere to versjoner av fraværsartene: Én for timelønnede, og én for fastlønnede, slik at timene overført til Go blir korrekt håndtert i kobling mellom Go timemodul og Go lønnsmodul.

 

Aktiviteter

Aktiviteter som skal være i bruk i timeføringen settes opp i Go, som blir "master" for aktiviteter. Integrasjonen vil automatisk synkronisere fakturerbare aktiviteter over til SmartDok. Øvrige aktivitetstyper må settes opp manuelt.

Aktiviteter settes opp og navngis etter eget ønske, men bør styres riktig i forhold type. I Go er kunderelaterte aktiviteter enten "fakturerbare" eller "ikke fakturerbare". Øvrige aktiviteter er enten "intern" (kun ment for internt arbeid) eller fraværsaktiviteter (egenmelding, sykemelding, ferie og permisjoner). Les mer om aktiviteter i Go her, men unngå å koble timeart til aktivitet i oppsettene.

Dersom det er ønskelig å registrere fraværsaktivitetene som brukes i Go (for fraværsrapporten i Go), må det i SmartDok settes opp særskilt. Les mer om dette her.

 

Prosjekter

Go er "master" for prosjekter: Nye prosjekt settes opp i Go og blir automatisk synkronisert til SmartDok. Integrasjonen støtter bruk av prosjekt med delprosjekt/underprosjekt. Eksterne, fakturerbare prosjekt i Go må knyttes til en kunde. Det kan også settes opp interne prosjekter i Go.

Oppsettet i Go for fakturerbare prosjekter avhenger av om fakturagrunnlaget skal styres fra SmartDok eller Go:

Bruk av fakturagrunnlag SmartDok: Fakturerbare prosjekt i Go må ha fakturamåte "Timer" for at de skal hentes over til Smartdok av integrasjonen. Årsaken er at fakturaforslag i Go ikke skal benyttes og fakturagrunnlaget skal styres fra SmartDok. Les mer om dette her.

Bruk av fakturaforslag i Go: Dersom fakturaforslag i Go skal benyttes fullt ut, settes prosjektene opp etter eget ønske i Go. Det er da også mulig å detaljstyre hvilken timesats (utpris) timene får i Go når de overføres fra SmartDok. Les mer om dette her. 

Merk at integrasjonen kun henter prosjekt som har status "pågår" i Go. Det er også viktig at det er i Go prosjektene opprettes, endres og arkiveres - Go skal være styrende for prosjektoppsettet.

For eksisterende prosjekt, må dette håndteres på følgende måte når man går i gang med integrasjonen:

• Sjekk at koden på hovedprosjekt stemmer overens i systemene
• Sjekk at koden på underprosjekt i SmartDok har samme benevning som delprosjektene i Go, med bruk av punktum.
  • Dersom prosjekt "100" har et delprosjekt nummer "10" i Go, skal underprosjektet i SmartDok ha koden "100.10". 

 

Produkter

Når faktura opprettes i Go, må det knyttes produkter til fakturalinjene. Ut over de generelle produkter som ønskes fakturert, gjelder også dette for timer og maskintimer, som må ha sine egne produkt i Go. Det er ikke nødvendig å legge inn mer enn nummer, navn og eventuell ønsket salgskonto på produktene i Go. Salgskonto på produkt bestemmer hvor salget av produktet blir bokført ved fakturering. Vær oppmerksom på at det bør settes opp "standard salgskonto" i de generelle innstillingene i Go. Dersom ikke annet spesifiseres på produktene som opprettes i Go, er det disse standard salgskontoene som blir benyttet.

For varer, må det settes opp en kostpris på produktet, dersom integrasjonen skal postere kostnaden for produkt registrert som vareforbruk i SmartDok.