Oppstart PowerOffice

I denne artikkelen forklares det hvordan ny bilagsgodkjenning generelt fungerer og hvordan oppsett kan gjøres.

Innstillingene gjøres under Meny > Innstillinger > Godkjenningsinnstillinger

Merk: Godkjenningsinnstillingene har ikke funksjonalitet for "save as you go" som betyr at endringer må bekreftes via lagre-knappen.

Én flyt per bilagstype

I godkjenningsinnstillingene settes det opp en egen godkjenningsflyt per bilagstype. Klikk inn på hver enkelt bilagstype og gjør ønsket oppsett.

Leverandørkreditnota får samme flyt som leverandørfaktura som standard, men kan overstyres ved å fjerne hake for "Samme som leverandørfaktura".

Type godkjenning

Angi hvilket krav til godkjenning bilagstypen skal ha.

• Påkrevd: Bilag av denne bilagstypen vil kreve minimum ett nivå godkjenning*.
• Valgfri: Bilag av denne bilagstypen kan valgfritt sendes til godkjenning fra bilagsføringen. Bilagstypen vil uansett gå til kontrollør om dette er aktivert*. Valget kan ikke angis for reiseregning.
• Ingen: Bilag av denne bilagstypen skal ikke godkjennes. Posteres direkte, eventuelt går rett til kontrollør om dette er aktivert*.

Opprett antall godkjenningsnivåer

Det er mulig å angi så mange nivåer for godkjenning som ønskelig per bilagstype. Klikk “Legg til nivå” for å opprette flere nivåer. Det er kun nivå 1 (første godkjenner) som er en foreslått godkjenner. Denne kan overstyres til annen godkjenner når bilag sendes på godkjenningsflyt fra bilagsføringen. 

Skal antall godkjenningsnivåer reduseres må siste nivå slettes først. Klikk på søppelkassen på siste nivå for å slette det.

Aktiver kontrollør

Kontrollør kan aktiveres uavhengig av type godkjenning. Slå på hake for "Krev kontroll før postering".

Hvis aktivert for bilagstype skal alle bilag av denne typen til kontrollør før postering*.

Velg godkjenner/kontrollør

I dropmeny for godkjenner velges hvem som skal godkjenne for dette nivået. Velg blant brukere og ledere. I tillegg kan integrasjoner settes opp som bilagsgodkjenner.

Bilagstypene leverandørfaktura, leverandør kreditnota, utlegg og reiseregning kan ha overstyrte godkjennere per leverandør/ansatt.

Sett beløpsgrense

Skal beløpsgrenser benyttes, angi hvilken beløpsgrense godkjenningsnivået skal ha.

Tillat full redigering

Sett på hake om godkjenner på dette nivået skal ha full redigeringstilgang på bilaget.

Send faktura automatisk til godkjenning fra nye leverandører

For bilagstypen leverandørfaktura, sett på hake om det er ønskelig at systemet skal forsøke å sende første faktura fra ny leverandør automatisk ut på godkjenningsflyt.

Automatisk avvisning

Angi hvor mange dager et bilag kan ligge på det samme godkjenningsnivået uten å bli godkjent, før systemet automatisk avviser bilaget til bilagsføring eller app. Fjern haken om systemet aldri skal avvise bilag automatisk.

Oversikt

Oversikt over bilag som ligger til godkjenning hos de ulike brukerne, finnes i rapporten bilagsflyt. Herfra er det mulig å omdirigere fakturaer til andre personer.

* Noen inngående bilag er unntatt godkjenningsflyt.